Privacy policy

Last updated: 1 October 2026

NEOVIYA is a commercial and administrative assistant for independent B2B trainers, coaches and consultants. Its agents read the requests a consultant receives, prepare quotes, follow-ups and meeting proposals, and wait for the consultant's approval before anything is sent in their name.

This policy explains what personal data NEOVIYA processes, why, where it is kept and what your rights are.

1. Who we are

NEOVIYA is operated by Ali Ramzan, Pantin, France, on behalf of the company being incorporated to run NEOVIYA. Contact for any privacy question or request: info@neoviya.com. No data protection officer has been appointed.

For account data (the consultants who use NEOVIYA), NEOVIYA is the data controller. For the business data a consultant manages in NEOVIYA about their own clients and prospects, the consultant is the controller and NEOVIYA processes it on their instructions.

2. Data we process

  • Account data: name, email address, password (stored only as a hash), security settings and sign-in history.
  • Business data entered or received by the consultant: company details, service catalogue and prices, contacts, requests forwarded to their NEOVIYA address or sent through their web form, quotes, follow-ups, meeting proposals and the emails they approve.
  • Google user data, only if the consultant connects a Google account (see section 3).
  • Technical data: security and error logs, and the IP address of requests, kept to protect the service.

3. Google user data

A consultant may connect their Google account. NEOVIYA then asks Google only for these permissions:

  • Email address (openid, userinfo.email): to show which account is connected.
  • Send email on your behalf (gmail.send): to send, from your own Gmail address, only the emails you have approved in NEOVIYA (quotes, follow-ups, meeting proposals). NEOVIYA cannot read, search or delete the emails in your mailbox.
  • Free/busy times (calendar.freebusy): to avoid proposing meeting times when you are already busy. NEOVIYA sees only busy periods, not the titles, attendees or content of your events.
  • Calendar events (calendar.events): to add a meeting to your calendar once a time you proposed is confirmed.

Access tokens are encrypted (AES-256-GCM) and stored in the connected consultant's own database. They are never shown in NEOVIYA's interface or sent to anyone else. Busy periods are used when the Calendar agent prepares a proposal and are not stored beyond it. You can disconnect at any time from Connections in NEOVIYA or from your Google account permissions; NEOVIYA then asks Google to revoke its access and erases the stored tokens.

NEOVIYA's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In particular, Google user data is used only to provide the features described above; it is not sold, not used for advertising, not used to train or improve general AI or machine-learning models, and not read by people unless you ask us to, it is needed for security or required by law. When the Calendar agent writes a meeting proposal, the list of available times computed from your free/busy periods may be sent to our AI provider (section 4) solely to write that email.

4. Artificial intelligence

NEOVIYA uses an AI provider, currently Anthropic (United States), to read requests and draft quotes, emails and posts. Only the text needed for the task is sent. Under Anthropic's commercial terms, this data is not used to train their models. Every draft addressed to your clients waits for your approval; nothing is sent in your name automatically.

5. Why we use it (legal bases)

  • To provide the service a consultant has subscribed to (performance of a contract).
  • To keep the service secure and prevent abuse (legitimate interest).
  • To connect a Google account and use it as described above (consent, which can be withdrawn at any time).
  • To meet legal obligations, for example on invoicing records (legal obligation).

6. Where data is stored and who processes it

NEOVIYA runs on servers in France (European Union), hosted by Hostinger. Each consultant's business data is kept in a separate database. NEOVIYA sends email through its own mail server.

Service providers that may process personal data for us:

  • Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cyprus): hosting, servers in France (EU).
  • Anthropic: AI drafting, United States, under the European Commission's standard contractual clauses.
  • Google: only when a consultant connects their Google account, to send their approved emails and read free/busy times.

We do not sell personal data and do not share it for advertising.

7. How long we keep it

  • Account and business data: for the duration of the contract, then three years after it ends, unless the consultant asks for earlier deletion of their business data.
  • Received requests: for the period the consultant chooses in NEOVIYA (30 days by default).
  • Google tokens: until the account is disconnected, when they are erased immediately.
  • Contacts who wrote to us without becoming clients: three years after the last exchange.
  • Invoices and accounting records: ten years, as French law requires.

8. Security

Connections are encrypted (TLS). Access tokens are encrypted at rest. Each consultant's data is isolated in its own database, access is limited to what each role needs, and administrator accounts are protected by two-factor authentication.

9. Your rights

Under the GDPR you can ask to access, correct, erase or export your data, restrict or object to its processing, and withdraw your consent at any time. Write to info@neoviya.com. If you are a client of a consultant who uses NEOVIYA, you can also contact that consultant directly. You may lodge a complaint with the CNIL (www.cnil.fr).

10. Cookies

NEOVIYA uses only the cookies needed to keep you signed in and secure. It uses no advertising or analytics cookies.

11. Changes

We will update this page when our practices change and show the date of the last update above. Significant changes are announced to consultants in NEOVIYA or by email.

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er octobre 2026

NEOVIYA est un assistant commercial et administratif pour les formateurs, coachs et consultants B2B indépendants. Ses agents lisent les demandes reçues, préparent devis, relances et propositions de rendez-vous, et attendent la validation du consultant avant tout envoi en son nom.

Cette politique explique quelles données personnelles NEOVIYA traite, pourquoi, où elles sont conservées et quels sont vos droits.

1. Qui sommes-nous

NEOVIYA est exploité par Ali Ramzan, Pantin, France, pour le compte de la société en cours de création qui exploitera NEOVIYA. Contact pour toute question ou demande : info@neoviya.com. Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné.

Pour les données de compte (les consultants qui utilisent NEOVIYA), NEOVIYA est responsable de traitement. Pour les données que le consultant gère dans NEOVIYA sur ses propres clients et prospects, le consultant est responsable de traitement et NEOVIYA agit en tant que sous-traitant, sur ses instructions.

2. Données traitées

  • Données de compte : nom, adresse email, mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte), réglages de sécurité et historique de connexion.
  • Données professionnelles saisies ou reçues par le consultant : informations sur son entreprise, catalogue et tarifs, contacts, demandes transférées à son adresse NEOVIYA ou envoyées via son formulaire, devis, relances, propositions de rendez-vous et emails qu'il valide.
  • Données Google, uniquement si le consultant connecte un compte Google (voir section 3).
  • Données techniques : journaux de sécurité et d'erreurs, adresse IP des requêtes, conservés pour protéger le service.

3. Données des utilisateurs Google

Un consultant peut connecter son compte Google. NEOVIYA ne demande alors à Google que ces autorisations :

  • Adresse email (openid, userinfo.email) : pour afficher le compte connecté.
  • Envoyer des emails en votre nom (gmail.send) : pour envoyer, depuis votre adresse Gmail, uniquement les emails que vous avez validés dans NEOVIYA (devis, relances, propositions de rendez-vous). NEOVIYA ne peut ni lire, ni rechercher, ni supprimer les emails de votre boîte.
  • Disponibilités (calendar.freebusy) : pour ne pas proposer de créneaux où vous êtes déjà occupé. NEOVIYA ne voit que les périodes occupées, pas les titres, participants ou contenus de vos événements.
  • Événements d'agenda (calendar.events) : pour ajouter un rendez-vous à votre agenda une fois un créneau proposé confirmé.

Les jetons d'accès sont chiffrés (AES-256-GCM) et conservés dans la base de données propre au consultant. Ils ne sont jamais affichés ni transmis à quiconque. Les périodes occupées servent uniquement quand l'agent Agenda prépare une proposition et ne sont pas conservées au-delà. Vous pouvez vous déconnecter à tout moment depuis « Connexions » dans NEOVIYA ou depuis les autorisations de votre compte Google ; NEOVIYA demande alors à Google de révoquer son accès et efface les jetons.

L'utilisation et le transfert par NEOVIYA des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'usage limité (Limited Use). En particulier, les données Google servent uniquement aux fonctions décrites ci-dessus ; elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner ou améliorer des modèles d'IA généralistes, et ne sont pas lues par des personnes sauf à votre demande, pour la sécurité ou si la loi l'exige. Quand l'agent Agenda rédige une proposition, la liste des créneaux disponibles calculée à partir de vos disponibilités peut être transmise à notre fournisseur d'IA (section 4) dans le seul but de rédiger cet email.

4. Intelligence artificielle

NEOVIYA utilise un fournisseur d'IA, actuellement Anthropic (États-Unis), pour lire les demandes et rédiger devis, emails et posts. Seul le texte nécessaire à la tâche est transmis. Selon les conditions commerciales d'Anthropic, ces données ne servent pas à entraîner leurs modèles. Chaque brouillon destiné à vos clients attend votre validation ; rien n'est envoyé automatiquement en votre nom.

5. Finalités et bases légales

  • Fournir le service auquel le consultant a souscrit (exécution du contrat).
  • Assurer la sécurité du service et prévenir les abus (intérêt légitime).
  • Connecter un compte Google et l'utiliser comme décrit ci-dessus (consentement, retirable à tout moment).
  • Respecter nos obligations légales, par exemple de conservation des factures (obligation légale).

6. Hébergement et prestataires

NEOVIYA fonctionne sur des serveurs situés en France (Union européenne), hébergés par Hostinger. Les données de chaque consultant sont conservées dans une base de données distincte. NEOVIYA envoie les emails via son propre serveur de messagerie.

Prestataires susceptibles de traiter des données personnelles pour notre compte :

  • Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chypre) : hébergement, serveurs en France (UE).
  • Anthropic : rédaction par IA, États-Unis, encadrée par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
  • Google : uniquement si un consultant connecte son compte Google, pour envoyer ses emails validés et lire ses disponibilités.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires.

7. Durées de conservation

  • Données de compte et professionnelles : pendant la durée du contrat, puis trois ans après sa fin, sauf si le consultant demande la suppression anticipée de ses données professionnelles.
  • Demandes reçues : pendant la durée choisie par le consultant dans NEOVIYA (30 jours par défaut).
  • Jetons Google : jusqu'à la déconnexion du compte, où ils sont effacés immédiatement.
  • Personnes nous ayant contactés sans devenir clientes : trois ans après le dernier échange.
  • Factures et pièces comptables : dix ans, comme l'exige la loi française.

8. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (TLS). Les jetons d'accès sont chiffrés au repos. Les données de chaque consultant sont isolées dans leur propre base, les accès sont limités au strict nécessaire selon le rôle, et les comptes administrateurs sont protégés par une authentification à deux facteurs.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement ou la portabilité de vos données, en limiter le traitement ou vous y opposer, et retirer votre consentement à tout moment. Écrivez à info@neoviya.com. Si vous êtes client d'un consultant qui utilise NEOVIYA, vous pouvez aussi vous adresser directement à lui. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

10. Cookies

NEOVIYA utilise uniquement les cookies nécessaires pour vous garder connecté et sécuriser le service. Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience.

11. Modifications

Nous mettrons cette page à jour si nos pratiques évoluent et indiquerons la date de dernière mise à jour ci-dessus. Les changements importants sont annoncés aux consultants dans NEOVIYA ou par email.